Standardsoftware oder Individualsoftware: wann sich eine eigene Lösung lohnt

Irgendwann stellt sich in vielen Unternehmen die Frage: Kaufen wir eine fertige Software, oder lassen wir uns etwas Eigenes bauen? Meist kommt sie auf, weil die bisherige Lösung hakt. Das System kann etwas nicht, oder die Mitarbeitenden arbeiten an ihm vorbei.

Der Unterschied ist schnell erklärt. Standardsoftware ist für viele Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen gebaut, man kauft oder mietet sie fertig. Individualsoftware wird für ein Unternehmen und seine Prozesse entwickelt.

„Standard oder individuell?“ ist dafür allerdings zu grob gefragt. Kaum ein Unternehmen arbeitet ausschließlich mit dem einen oder dem anderen. Hilfreicher ist eine andere Frage: An welchen Stellen sollte sich das Geschäft dem Tool anpassen, und an welchen das Tool dem Geschäft?

Wofür Standardsoftware gemacht ist

Ich verdiene mein Geld mit Individualsoftware. Trotzdem rate ich öfter zur Standardlösung, als man vielleicht erwartet. Wenn eine Aufgabe nach Standardsoftware aussieht und sich eine eigene Entwicklung voraussichtlich nicht rechnet, sage ich das.

Buchhaltung, Lohnabrechnung, Zeiterfassung, in vielen Fällen auch Warenwirtschaft oder CRM: Hier haben viele Unternehmen ähnliche Anforderungen, und gute Hersteller bilden sie seit Jahren ab. Sie kümmern sich um Gesetzesänderungen, Sicherheitsupdates und Weiterentwicklung und verteilen diesen Aufwand auf viele Kunden. Wer so etwas selbst nachbaut, bezahlt die Entwicklung und danach all das, was sonst der Hersteller übernimmt.

Für solche etablierten Prozesse lohnt es sich deshalb, zuerst vorhandene Produkte zu prüfen. Das heißt nicht, dass Warenwirtschaft oder CRM nie individuell sein dürfen. Gerade dort gibt es Betriebe mit sehr eigenen Anforderungen. Dann sollten die besonderen Anforderungen den zusätzlichen Aufwand einer eigenen Lösung aber auch tragen.

Ein Stück Anpassung ist normal

Wer Standardsoftware einführt, passt sich an. Felder heißen anders, Schritte laufen in einer anderen Reihenfolge, manche Gewohnheit fällt weg. Das ist nicht automatisch ein Verlust. Oft werden Abläufe dabei einheitlicher, und manches, was nur gewachsen war, verschwindet zu Recht.

Auch eine kleine Zusatzliste neben dem System ist noch kein Grund, etwas Eigenes zu bauen. Solange sie überschaubar bleibt und klar ist, wer sie pflegt, ist sie oft die günstigste Lösung.

Wann das Tool anfängt, das Geschäft zu formen

Problematisch wird es, wenn die Anpassung nicht mehr aufhört. Wenn das Geschäft nach und nach so läuft, wie die Software es vorsieht, und dabei Vorteile verliert, die es vorher hatte.

Ein paar Zeichen sprechen dafür, genauer hinzuschauen:

Neben dem System entstehen immer mehr Listen, ohne die der Ablauf nicht mehr funktioniert.
Felder werden für etwas anderes benutzt, als sie gedacht sind, weil das passende Feld fehlt.
Es gibt Arbeitsschritte, die nur existieren, weil die Software sie verlangt.
Bestimmte Vorgänge kann nur noch erledigen, wer die nötigen Umwege kennt.
Ein Sonderfall, den Ihre Kunden schätzen, wird abgeschafft, weil er nicht ins System passt.

Keines dieser Zeichen beweist, dass eine eigene Lösung nötig ist. Sie zeigen, wo Reibung entsteht. Ob es sich lohnt, sie zu beseitigen, ist eine wirtschaftliche Frage.

Besonders ernst ist das letzte Zeichen, wenn der Sonderfall ein echter Vorteil für Ihre Kunden ist. Wo ein Unternehmen anders arbeitet als der Rest der Branche und genau daraus Geschwindigkeit, Qualität oder einen Vorteil beim Kunden zieht, kostet eine Software, die das glattbügelt, mehr als ihren Kaufpreis.

Erst die naheliegenden Wege

Zwischen „der Standard passt nicht“ und „wir bauen selbst“ liegen noch andere Möglichkeiten. Manchmal lässt sich die vorhandene Software anders einstellen. Manchmal bietet der Hersteller ein Modul oder eine Erweiterung für diesen Fall. Und manchmal passt ein anderes Standardprodukt besser zum eigenen Prozess. Was davon bei Ihrem Produkt möglich ist, weiß am ehesten der Hersteller. Diese Wege sind meist günstiger und gehören geprüft, bevor gebaut wird.

Mit einer Grenze: Je tiefer Anpassungen in den Kern einer Standardsoftware eingreifen, desto aufwendiger werden die Updates des Herstellers. Irgendwann hat man die Nachteile beider Welten.

Abhängig ist man in beiden Fällen

Auch Standardsoftware hat ihren Preis, und der steht nicht immer im ersten Angebot. Lizenzen werden teurer, Funktionen wandern in größere Pakete, ein Produkt wird eingestellt oder nach einer Übernahme anders weiterentwickelt. Wer seine Prozesse ganz auf ein Produkt ausrichtet, hängt an diesen Entscheidungen.

Eine eigene Lösung schafft eine andere Abhängigkeit: von den Menschen, die sie gebaut haben und betreuen. Ob das zum Problem wird, entscheidet sich an ein paar Fragen. Hat Ihr Unternehmen den Quellcode? Ist festgehalten, warum etwas so gebaut wurde? Könnte ein anderer Entwickler übernehmen? Was passiert, wenn das nicht geklärt ist, beschreibe ich im Artikel Software übernehmen, wenn der Entwickler weg ist.

Rechnet sich eine eigene Lösung?

Für eine erste Einschätzung braucht es keine aufwendige Rechnung, aber klare Antworten auf ein paar Fragen. Bei einer größeren Investition gehört später ein genauerer Vergleich dazu.

Wie oft entsteht die Mehrarbeit? Ein Umweg, der einmal im Monat zehn Minuten kostet, ist etwas anderes als einer, der jeden Tag bei jedem Auftrag anfällt.

Welche Fehler und Verzögerungen verursacht sie? Doppelt erfasste Daten weichen voneinander ab, Rückfragen kosten Zeit, Aufträge bleiben liegen, weil eine Information in der falschen Liste steht.

Was würde möglich? Eine eigene Lösung spart nicht nur Arbeit. Sie kann auch erlauben, Aufträge schneller zu bestätigen, mehr Varianten anzubieten oder mit denselben Leuten mehr abzuwickeln.

Was steht dem gegenüber? Eine eigene Lösung kostet nicht nur die Entwicklung. Sie muss eingeführt, betrieben, aktualisiert und über Jahre weiterentwickelt werden. Und es muss jemand da sein, der das übernimmt.

Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn ihr Nutzen Entwicklung, Einführung und laufenden Betrieb rechtfertigt. Eingesparte Arbeit, vermiedene Fehler und neue Möglichkeiten gehören dabei zusammen in die Rechnung. Schon bei der Klärung der Anforderungen zeigt sich meist, in welche Richtung es geht.

Der Mittelweg

In vielen Fällen ist die beste Antwort eine Mischung. Die Standardsoftware bleibt für das, was sie gut kann: Buchhaltung, Stammdaten, Bestellwesen. Daneben entsteht ein eigenes Werkzeug für genau den Teil, der den Unterschied macht, etwa eine bestimmte Art der Auftragsplanung oder eine Produktkonfiguration, die so kein Standardprodukt abbildet.

Wichtig ist, dass dieses Werkzeug an die bestehenden Systeme angebunden wird. Sonst entsteht eine weitere Insel, und die Daten werden wieder von Hand übertragen. Wie das geht, beschreibe ich unter Systeme verbinden. Was vorher geklärt sein sollte, damit die Verbindung im Alltag trägt, steht im Artikel Wenn die Schnittstelle zwischen zwei Systemen hakt.

Wo die Grenze bei Ihnen verläuft, zeigt sich am konkreten Ablauf. Den schaue ich mir mit den Leuten an, die ihn jeden Tag erledigen, und kläre, was eine Lösung wirklich leisten muss, bevor gebaut wird. Ist am Ende ein Standardprodukt die bessere Wahl, sind diese Anforderungen nicht verloren. Sie sind die beste Grundlage, um Produkte zu vergleichen und Anbietern die richtigen Fragen zu stellen. Mehr dazu unter Interne Tools und neue Anwendungen.

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